emy_haw

Teknik Mangarsip Surat

Teknik Mengarsip Surat

A. ORGANISASI TERGANTUNG PADA FILLING

Banyak kegiatan dalam suatu organisasi tergantung pada filling. Oleh karena itu filling yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan yang aman, maka filling merupakan tempat pusat ingatan organisasi.

Mengingat pentingnya tugas filling dalam organisasi , maka diperlukan seorang yang bertanggung jawab berperan sebagai pembantu pimpinan dalam melaksanakan tugas filling secara efesien dan efektif.

B. ARSIP

Arsip merupakan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari. (pasal 1, UU No. 7 Tahun 1971).

C. SISTEM ARSIP

1. Tujuan Arsip

Arsip bertujuan menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.

2. Siklus Hidup Arsip

a. Tahap Penciptaan

b. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filling)

c. Tahap Penyimpanan dan Penemuan Kembali

d. Tahap Pemindahan

e. Tahap Pemusnahan

D.SISTEM FILLING (PENYIMPANAN ARSIP)

1. Definisi Filling

Filling adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan arsip, sehingga arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.

2. Kantor dan Filling

Mengingat arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam organisasi (kantor), arsip tersebut mempuyai pengaruh dengan berbagai cara terhadap kegiatan setiap pegawai dalam organisasi/ perusahaan tersebut. Pekerjaan dalam kantor yang khususnya berkepentingan dengan arsip yang tercipta, kemudian menemukan dan menggunakan.

3. Sistem Filling

Ada lima dasar pokok sistem filling, sebagai berikut :

a. Sistem Alphabetis

b. Sistem Filling Subjek/perihal

c. Sistem Filling Nomor (Numeric)

d. Sistem Geografis

e. Sistem Filling Kronologis

E. PERALATAN FILLING

1. Filling Cabinet (Lemari Arsip)

2. Guide (Penunjuk)

3. Folder (Tempat menempatkan arsip/berkas)

F. PENYIMPANAN (FILLING) DAN PENEMUAN ARSIP

1. Prosedur Filling

Dalam penyimpanan arsip kita harus memperhatikan prosedur seperti; pemeriksaan arsip, mengindeks, memberi tanda, mensortir arsip telah terindeks, serta menyimpan arsip pada tempatnya.

2. Penemuan Arsip

Untuk mempermudah menemukan kembali arsip dengan cepat, tepat, dan lengkap perlu diperhatikan dan diterapkannya hal-hal sebagai berikut :

a. Prosedur peminjaman arsip

b. Menaruh kartu subtitusi

c. Adanya petugas khusus bertanggung jawab dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip

d. Adanya tindak lanjut terhadap arsip yang dipinjam

G. PENYUSUNAN ARSIP

Untuk mempermudah penyusunan arsip perlu diketahui :

1. Dasar Pemindahan Arsip

2. Cara Pemindahan Arsip

3. Pemusnahan Arsip

0 coment

PENGERTIAN MACAM MACAM TOPOLOGI JARINGAN KOMPUTER

Pengertian, macam-macam topologi jaringan komputer ~ Saat ini sudah banyak sekali pengguna perangkat topologi jaringan komputer, terutama di perkantoran dan sebagainya. Penggunaannya sangat membantu upaya mempermudah akses suatu data ke server secara bersamaan. Hal inilah yang merupakan alasan utama pembentukan topologi jaringan komputer tersebut. Dan seiring dengan perkembangan jaringan maka berkembang pula macam-macam topologi jaringan komputer tersebut.

Pengertian topologi jaringan komputer

Pengertian topologi jaringan adalah suatu tehnik untuk menghubungkan komputer yang satu dengan komputer lainnya yang merangkai menjadi sebuah jaringan, dimana penggunaan topologi jaringan didasarkan pada biaya, kecepatan akses data, ukuran maupun tingkat konektivitas yang akan mempengaruhi kualitas maupun efiensi suatu jaringan.

Ada bermacam macam topologi jaringan komputer yang banyak di gunakan saat ini antara lain adalah Topologi Bus, Topologi Ring, Topologi Star, Topologi Mesh, Topologi Linear, masing-masing jenis topologi ini mempunyai kelebihan dan kekurangannnya sendiri.

Macam-macam topologi jaringan komputer

1. Topologi Bus

Jenis topologi bus ini menggunakan kabel tunggal, seluruh komputer saling berhubungan secara langsung hanya menggunakan satu kabel saja. Kabel yang menghubungkan jaringan ini adalah kabel koaksial dan dilekatkan menggunakan T-Connector. Untuk memaksimalkan penggunaan jaringan ini sebaiknya menggunakan kabel Fiber Optic karena kestabilan resistensi sehingga dapat mengirimkan data lebih baik.

Kelebihan Topologi Bus :
1. Mudah untuk dikembangkan
2. Tidak memerlukan kabel yang banyak
3. Hemat biaya pemasangan

Kelemahan topologi bus :
1. Tidak stabil, jika salah satu komputer terganggu maka jaringan akan terganggu
2. Tingkat deteksi kesalahan sangat kecil
3. Sulit mencari gangguan pada jaringan
3. Tingkat lalu lintas tinggi / sering terjadi antrian data
4. Untuk jarak jauh diperlukan repeater

2.Topologi Ring

Jenis topologi ring ini, seluruh komputer dihubungkan menjadi satu membentuk lingkaran (ring) yang tertutup dan dibantu oleh Token, Token berisi informasi yang berasal dari komputer sumber yang akan memeriksa apakah informasi tersebut digunakan oleh titik yang bersangkutan, jika ada maka token akan memberikan data yang diminta oleh titik jaringan dan menuju ke titik berikutnya. seluruh komputer akan menerima setiap signal informasi yang mengalir, informasi akan diterima jika memang sudah sesuai dengan alamat yang dituju, dan signal informasi akan diabaikan jika bukan merupakan alamatnya sendiri. Dengan kata lain proses ini akan berlanjut terus hingga sinyal data diterima ditujuan.

Kelebihan :
1. Tidak menggunakan banyak kabel
2. Tingkat kerumitan pemasangan rendah
3. Mudah instalasi
4. Tidak akan terjadi tabrak data
5. Mudah dirancang

Kekurangan :
1. peka kesalahan jaringan
2. Sulit untuk dikembangkan
3. Jika salah satu titik jaringan terganggu maka seluruh komunikasi data dapat terganggu

3. Topologi Star

Pada topologi jenis star ini, setiap komputer langsung dihubungkan menggunakan Hub, dimana fungsi dari Hub ini adalah sebagai pengatur lalu lintas seluruh komputer yang terhubung. Karena menggunakan proses pengiriman dan penerimaan informasi secara langsung inilah yang menyebabkan biaya pemasangannya juga tinggi.

Kelebihan :
1. Deteksi kesalahan mudah dilakukan
2. Perubahan stasiun mudah dilakukan dan tidak mengganggu jaringan lain
3. Mudah melakukan control
4. Tingkat keamanan tinggi
5. Paling fleksibel

Kekurangan :
1. Menggunakan banyak kabel
2. Ada kemungkinan akan terjadi tabrakan data sehingga dapat menyebabkan jaringan lambat
3. Jaringan sangat tergantung kepada terminal pusat
4. Jaingan memakan biaya tinggi
5. Jika titik komputer pusat terjadi gangguan maka terganggu pula seluruh jaringan

4. Topologi Tree

Topologi tree ini merupakan hasil pengembangan dari topologi star dan topologi bus yang terdiri dari kumpulan topologi star dan dihubungkan dengan 1 topologi bus. Topologi tree biasanya disebut juga topologi jaringan bertingkat dan digunakan interkoneksi antar sentral.
Pada jaringan ini memiliki beberapa tingkatan simpul yang ditetapkan dengan suatu hirarki, gambarannya adalah semakin tinggi kedudukannya maka semakin tinggi pula hirarki-nya. Setiap simpul yang memiliki kedudukan tinggi dapat mengatur simpul yang memiliki kedudukan yang rendah. Data dikirim dari pusat simpul kemudian bergerak menuju simpul rendah dan menuju ke simpul yang lebih tinggi terlebih dahulu.
Topologi tree ini memiliki kelebihan dan kelemahan yang sama dengan topologi star antara lain :

Kelebihan :
1. Deteksi kesalahan mudah dilakukan
2/ Perubahan bentuk suatu kelompok mudah dilakukan dan tidak mengganggu jaringan lain
3. Mudah melakukan control

Kekurangan :
1. Menggunakan banyak kabel
2. Sering terjadi tabrakan data
3. Jika simpul yang lebih tinggi rusak maka simpul yang lebih rendah akan terganggu juga
4. Cara kerja lambat

5.Topologi Mesh / Jala

Topologi Mesh merupakan rangkaian jaringan yang saling terhubung secara mutlak dimana setiap perangkat komputer akan terhubung secara langsung ke setiap titik perangkat lainnya. Setiap titik komputer akan mempunyai titik yang siap untuk berkomunikasi secara langsung dengan titik perangkat komputer lain yang menjadi tujuannya.

Kelebihan :
1. Dinamis dalam memperbaiki setiap kerusakan titik jaringan komputer
2. Data langsung dikirimkan ke tujuan tanpa harus melalui komputer lain
3. Data lebih cepat proses pengiriman data
4. Jika terjadi kerusakan pada salah satu komputer tidak akan mengganggu komputer lainnya

Kekurangan :
1. Biaya untuk memasangnya sangat besar.
2. Perlu banyak kabel
3. Perlu banyak port I/O , setiap komputer diperlukan n-1 port I/O dan sebanyak n(n-1)/2 koneksi. Misalnya ada 4 komputer maka diperlukan kabel koneksi sebanyak 4(4-1)/2 =6 kabel dan memerlukan 4-1 = 3 port.
4. Proses instalasi sulit dan rumit

6. Topologi linear

Topologi ini merupakan perluasan dari dari topologi bus dimana kabel utama harus dihubungkan ke tiap titik komputer menggunakan T-connector. Topologi tipe ini merupakan jenis yang sederhana menggunakan kabel RG-58.

Kelebihan :
1. Sederhana jaringannya
2. Hemat kabel
3. Mudah untuk dikembangkan

Kekurangan :
1. Deteksi kesalahan sangat kecil
2. Keamanan kurang terjamin
3. Lalu lintas data tinggi
4. Kecepatan transfer tergantung kepada jumlah pengguna, kecepatan turun jika jumlah pemakai bertambah

0 coment

Interaksi sosial

- Pengertian Interaksi Sosial

Interaksi sosial merupakan suatu fondasi dari hubungan yang berupa tindakan yang berdasarkan norma dan nilai sosial yang berlaku dan diterapkan di dalam masyarakat. Dengan adanya nilai dan norma yang berlaku,interaksi sosial itu sendiri dapat berlangsung dengan baik jika aturan - aturan dan nilai – nilai yang ada dapat dilakukan dengan baik. Jika tidak adanya kesadaran atas pribadi masing – masing,maka proses sosial itu sendiri tidak dapat berjalan sesuai dengan yang kita harapkan. Di dalam kehidupan sehari – hari tentunya manusia tidak dapat lepas dari hubungan antara satu dengan yang lainnya,ia akan selalu perlu untuk mencari individu ataupun kelompok lain untuk dapat berinteraksi ataupun bertukar pikiran. Menurut Prof. Dr. Soerjono Soekamto di dalam pengantar sosiologi, interaksi sosial merupakan kunci semua kehidupan sosial. Dengan tidak adanya komunikasi ataupun interaksi antar satu sama lain maka tidak mungkin ada kehidupan bersama. Jika hanya fisik yang saling berhadapan antara satu sama lain, tidak dapat menghasilkan suatu bentuk kelompok sosial yang dapat saling berinteraksi. Maka dari itu dapat disebutkan bahwa interaksi merupakan dasar dari suatu bentuk proses sosial karena tanpa adanya interaksi sosial, maka kegiatan–kegiatan antar satu individu dengan yang lain tidak dapat disebut interaksi.

- Syarat interaksi sosial

Menurut Soerjono Soekanto, interaksi sosial tidak mungkin terjadi tanpa adanya dua syarat, yaitu kontak sosial dan komunikasi.

1. Kontak Sosial

Kata “kontak” (Inggris: “contact") berasal dari bahasa Latin con atau cum yang artinya bersama-sama dan tangere yang artinya menyentuh. Jadi, kontak berarti bersama-sama menyentuh. Dalam pengertian sosiologi, kontak sosial tidak selalu terjadi melalui interaksi atau hubungan fisik, sebab orang bisa melakukan kontak sosial dengan pihak lain tanpa menyentuhnya, misalnya bicara melalui telepon, radio, atau surat elektronik. Oleh karena itu, hubungan fisik tidak menjadi syarat utama terjadinya kontak. Kontak sosial memiliki sifat-sifat berikut.

a. Kontak sosial dapat bersifat positif atau negatif. Kontak sosial positif mengarah pada suatu kerja sama, sedangkan kontak sosial negatif mengarah pada suatu pertentangan atau konflik.

Kontak sosial dapat bersifat primer atau sekunder. Kontak sosial primer terjadi apabila para peserta interaksi bertemu muka secara langsung. Misalnya, kontak antara guru dan murid di dalam kelas, penjual dan pembeli di pasar tradisional, atau pertemuan ayah dan anak di meja makan. Sementara itu, kontak sekunder terjadi apabila interaksi berlangsung melalui suatu perantara. Misalnya, percakapan melalui telepon. Kontak sekunder dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Kontak sekunder langsung misalnya terjadi saat ketua RW mengundang ketua RT datang ke rumahnya melalui telepon. Sementara jika Ketua RW menyuruh sekretarisnya menyampaikan pesan kepada ketua RT agar datang ke rumahnya, yang terjadi adalah kontak sekunder tidak langsung.

2. Komunikasi

Komunikasi merupakan syarat terjadinya interaksi sosial. Hal terpenting dalam komunikasi yaitu adanya kegiatan saling menafsirkan perilaku (pembicaraan, gerakan-gerakan fisik, atau sikap) dan perasaan-perasaan yang disampaikan. Ada lima unsur pokok dalam komunikasi yaitu sebagai berikut.

Komunikator, yaitu orang yang menyampaikan pesan, perasaan, atau pikiran kepada pihak lain.
Komunikan, yaitu orang atau sekelompok orang yang dikirimi pesan, pikiran, atau perasaan.
Pesan, yaitu sesuatu yang disampaikan oleh komunikator. Pesan dapat berupa informasi, instruksi, dan perasaan.
Media, yaitu alat untuk menyampaikan pesan. Media komunikasi dapat berupa lisan, tulisan, gambar, dan film.
Efek, yaitu perubahan yang diharapkan terjadi pada komunikan, setelah mendapatkan pesan dari komunikator.

Ada tiga tahap penting dalam proses komunikasi. Ketiga tahap tersebut adalah sebagai berikut:

1. Encoding

Pada tahap ini, gagasan atau program yang akan dikomunikasikan diwujudkan dalam kalimat atau gambar. Dalam tahap ini, komunikator harus memilih kata, istilah, kalimat, dan gambar yang mudah dipahami oleh komunikan. Komunikator harus menghindari penggunaan kode-kode yang membingungkan komunikan.

2. Penyampaian

Pada tahap ini, istilah atau gagasan yang sudah diwujudkan dalam bentuk kalimat dan gambar disampaikan. Penyampaian dapat berupa lisan, tulisan, dan gabungan dari keduanya.

3. Decoding

Pada tahap ini dilakukan proses mencerna dan memahami kalimat serta gambar yang diterima menurut pengalaman yang dimiliki.

- Faktor dasar terbentuknya interaksi sosial

Proses interaksi sosial yang terjadi dalam masyarakat bersumber dari faktor imitasi, sugesti, simpati, motivasi, identifikasi dan empati.

· Imitasi

Imitasi atau meniru adalah suatu proses kognisi untuk melakukan tindakan maupun aksi seperti yang dilakukan oleh model dengan melibatkan alat indera sebagai penerima rangsang dan pemasangan kemampuan persepsi untuk mengolah informasi dari rangsang dengan kemampuan aksi untuk melakukan gerakan motorik. Proses ini melibatkan kemampuan kognisi tahap tinggi karena tidak hanya melibatkan bahasa namun juga pemahaman terhadap pemikiran orang lain. Imitasi saat ini dipelajari dari berbagai sudut pandang ilmu seperti psikologi, neurologi, kognitif, kecerdasan buatan, studi hewan (animal study), antropologi, ekonomi, sosiologi dan filsafat. Hal ini berkaitan dengan fungsi imitasi pada pembelajaran terutama pada anak, maupun kemampuan manusia untuk berinteraksi secara sosial sampai dengan penurunan budaya pada generasi selanjutnya.

· Identifikasi

Identifikasi adalah pemberian tanda-tanda pada golongan barang-barang atau sesuatu. Hal ini perlu, oleh karena tugas identifikasi ialah membedakan komponen-komponen yang satu dengan yang lainnya, sehingga tidak menimbulkan kebingungan. Dengan identifikasi dapatlah suatu komponen itu dikenal dan diketahui masuk dalam golongan mana. Cara pemberian tanda pengenal pada komponen, barang atau bahan bermacam-macam antara lain dengan menggantungkan kartu pengenal, seperti halnya orang yang akan naik kapal terbang, tasnya akan diberi tanpa pengenal pemilik agar supaya nanti mengenalinya mudah.

· Sugesti

Sugesti adalah rangsangan, pengaruh, stimulus yang diberikan seorang individu kepada individu lain sehingga orang yang diberi sugesti menuruti atau melaksanakan tanpa berpikir kritis dan rasional.

· Motivasi

Motivasi yaitu rangsangan pengaruh, stimulus yang diberikan antar masyarakat, sehingga orang yang diberi motivasi menuruti tau melaksanakan apa yang dimotivasikan secara kritis, rasional dan penuh rasa tanggung jawab . Motivasi biasanya diberikan oleh orang yang memiliki status yang lebih tinggi dan berwibawa, misalnya dari seorang ayah kepada anak, seorang guru kepada siswa.

· Simpati

Simpati adalah ketertarikan seseorang kepada orang lain hingga mampu merasakan perasaan orang lain tersebut. Contoh: membantu orang lain yang terkena musibah hingga memunculkan emosional yang mampu merasakan orang yang terkena musibah tersebut.

· Empati

Empati yaitu mirip dengan simpati, akan tetapi tidak semata-mata perasaan kejiwaan saja. Empati dibarengi dengan perasaan organisme tubuh yang sangat intens/dalam.Hubungan antara suatu individu masyarakat dengan relasi - relasi sosial lainnya,menentukan struktur dari masyarakatnya yang dimana hubungan antar manusia dengan relasi tersebut berdasarkan atas suatu komunikasi yang dapat terjadi di antara keduanya. Hubungan antar manusia atau relasi – relasi sosial,suatu individu dengan sekumpulan kelompok masyrakat,baik dalam bentuk individu atau perorangan maupun dengan kelompok – kelompok dan antar kelompok masyarakat itu sendiri,menciptakan segi dinamika dari sisi perubahan dan perkembangan masyarakat. Sebelum terbentuk sebagai suatu bentuk konkrit,komunikasi atau hubungan yang sesuai dengan nilai – nilai sosial di dalam suatu masyarakat,telah mengalami suatu proses terlebih dahulu yang dimana proses – proses ini merupakan suatu bentuk dari proses sosial itu sendiri.

· Lainnya

Gillin & Gillin mengatakan bahwa Proses-proses sosial adalah cara-cara berhubungan yang dapat dilihat apabila orang-perorangan dan kelompok-kelompok manusia saling bertemu dan menentukan sistem serta bentuk-bentuk hubungan tersebut, atau apa yang akan terjadi apabila ada perubahan-perubahan yang menyebabkan goyahnya cara-cara hidup yang telah ada. Berdasarkan sudut inilah komunikasi dapat dipandang sebagai suatu sistem di dalam kelompok masyarakat maupun sebagai sebuh proses sosial. Adanya hubungan timbal balik dalam memperngaruhi tiap individu pada saat terjadinya komunikasi dapat membentuk suatu pengetahuan maupun pengalaman baru yang dirasakan oleh masing – masing individu. Hal ini membuat kegiatan komunikasi menjadi suatu dasar yang kuat dalam kehidupan maupun proses sosial seseorang. Adanya tingkat kesadaran di dalam berkomunikasi di antara warga – warga dalam kehidupan bermasyarakat dapat membuat masyarakat dipertahankan sebagai suatu kesatuan dan menciptakan apa yang dinamakan sebagai suatu sistem komunikasi. Sistem komunikasi ini mempunyai lambang – lambang yang diberi arti dan menghasilkan persepsi khusus dalam memahami lamabang – lambang tersebut oleh masyarakat.Karena kelangsungan kesatuannya dengan jalan komunikasi itu,setiap masyarakat dapat membentuk kebudayaan berdasarkan sistem komunikasinya masing-masing.

- Contoh-contoh interaksi sosial:

-Individu dengan individu:
1. Ayah dengan anaknya.

2. Siswa dengan siswa.

3. Dokter dengan pasien.

4. Pelayan restoran dengan pelanggannya.

6. Polisi dengan sang tersangka.