Teknik Mengarsip Surat
A.
ORGANISASI TERGANTUNG PADA FILLING
Banyak kegiatan dalam suatu organisasi tergantung pada filling. Oleh
karena itu filling yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan yang
aman, maka filling merupakan tempat pusat ingatan organisasi.
Mengingat pentingnya tugas filling dalam organisasi
, maka diperlukan seorang yang bertanggung
jawab berperan sebagai pembantu pimpinan
dalam melaksanakan tugas filling secara efesien dan efektif.
B.
ARSIP
Arsip
merupakan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan
pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan
tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi
sehari-hari. (pasal 1, UU No. 7 Tahun 1971).
C.
SISTEM ARSIP
1. Tujuan Arsip
Arsip
bertujuan menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.
2. Siklus
Hidup Arsip
a. Tahap
Penciptaan
b. Tahap
Pemanfaatan Arsip (Filling)
c. Tahap
Penyimpanan dan Penemuan Kembali
d. Tahap
Pemindahan
e.
Tahap Pemusnahan
D.SISTEM FILLING (PENYIMPANAN ARSIP)
1.
Definisi Filling
Filling adalah proses mengklasifikasi,
mengatur, dan menyimpan arsip, sehingga arsip tersebut dapat secara cepat
ditemukan pada saat dibutuhkan.
2.
Kantor dan Filling
Mengingat arsip mempunyai peranan yang sangat
penting dalam organisasi (kantor), arsip tersebut mempuyai pengaruh dengan
berbagai cara terhadap kegiatan setiap pegawai dalam organisasi/ perusahaan
tersebut. Pekerjaan dalam kantor yang khususnya berkepentingan dengan arsip
yang tercipta, kemudian menemukan dan menggunakan.
3.
Sistem Filling
Ada lima dasar pokok sistem filling, sebagai
berikut :
a.
Sistem Alphabetis
b.
Sistem Filling Subjek/perihal
c.
Sistem Filling Nomor (Numeric)
d.
Sistem Geografis
e.
Sistem Filling Kronologis
E.
PERALATAN FILLING
1.
Filling Cabinet (Lemari Arsip)
2.
Guide (Penunjuk)
3.
Folder (Tempat menempatkan arsip/berkas)
F.
PENYIMPANAN (FILLING) DAN PENEMUAN ARSIP
1.
Prosedur Filling
Dalam penyimpanan arsip kita harus
memperhatikan prosedur seperti; pemeriksaan arsip, mengindeks, memberi tanda,
mensortir arsip telah terindeks, serta menyimpan arsip pada tempatnya.
2.
Penemuan Arsip
Untuk mempermudah menemukan kembali arsip dengan cepat, tepat, dan lengkap perlu
diperhatikan dan diterapkannya hal-hal sebagai berikut :
a.
Prosedur peminjaman arsip
b.
Menaruh kartu subtitusi
c.
Adanya petugas khusus bertanggung jawab dalam penyimpanan dan penemuan kembali
arsip
d.
Adanya tindak lanjut terhadap arsip yang dipinjam
G.
PENYUSUNAN ARSIP
Untuk mempermudah penyusunan arsip perlu
diketahui :
1.
Dasar Pemindahan Arsip
2.
Cara Pemindahan Arsip
3.
Pemusnahan Arsip